Узагальнення обліко-статистичної роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за 2016 рік

                                                                         УЗАГАЛЬНЕННЯ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ

ТЕРИТОРІАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СУДОВОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ УКРАЇНИ В ДНІПРОПЕТРОВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

ЗА 2016 РІК

Територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань облікової роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу місцевих загальних судів з розгляду судових справ.

З метою усунення недоліків в організації облікової роботи і, зокрема, причин та умов їх виникнення територіальним управлінням проведено ряд заходів з підвищення та вдосконалення рівня облікової роботи та діловодства в загальних місцевих судах області.

На виконання Планів перевірок діяльності місцевих загальних судів області протягом 2016 року спеціалістами територіального управління здійснено перевірки стану організації ведення діловодства та судової статистики у 10 загальних місцевих судах області.

Так, проведено вивчення та надано організаційну допомогу Ленінському районному суду м. Дніпропетровська, Дніпровському та Заводському районним судам м. Дніпродзержинська, Довгінцевському районному суду м. Кривого Рогу, Новомосковському  та Синельниківському міськрайонних судах, Апостолівському, Покровському та П’ятихатському районним судам Дніпропетровської області.

Контрольне вивчення було проведено у Бабушкінському районному суді м. Дніпропетровська та Заводському районному суді м. Дніпродзержинська.

За результатами проведених перевірок роботи судів спеціалістами територіального управління складено довідки, які надіслано до відома голови та керівника апарату суду, проведено оперативні наради в судах та територіальному управлінні. Про проведені заходи з усунення виявлених під час вивчення роботи судів недоліків, суди звітують до територіального управління.

Під час вивчення роботи, в судах виявлено ряд проблем з ведення первинного обліку судових справ та матеріалів при використанні програмних засобів КП «Д-3».

Основними помилками, котрі допускаються при веденні ОСК є наступні.

До облікових карток по справам із закінченим провадженням не завжди прикріплюються процесуальні рішення по справі. Заповнено результати розгляду справи але не прикріплені процесуальні рішення по розглянутим справам у облікових картках.

По закінченим провадженням справам процесуальне рішення у справі прикріплено до облікової картки але документ не направлено до ЄДРСР.

У окремих облікових картках по закінченим провадженням справам довго не проставляється дата повернення справи до канцелярії суду після розгляду її по суті. Є справи у котрих не проставлено дату набрання судовим рішенням законної сили. Крім того, виявлено облікові картки у котрих не заповнено не тільки поле з датою повернення справи до канцелярії суду але й поле з датою набрання судовим рішенням законної сили.

Зустрічаються випадки коли у облікових картках по справам закінчених провадженням не заповнюється вкладка «Попередній розгляд справи» хоча до картки прикріплено ухвали про призначення та результати попереднього розгляду. Або прикріплено ухвалу про призначення до попереднього розгляду але ухвалу про результати попереднього розгляду не прикріплено.

Часто по закінченим провадженням справам в облікових картках, у котрих передбачено заповнення полів щодо терміну перебування справи на розгляді зазначені поля виявляються пустими.

Інколи у облікових картках дата розгляду справи зазначена у картці та в судовому рішенні не співпадає.

Часто у картках на цивільну справу (наказне провадження) (індекс 2-н) не заповнено поля «Надіслання боржникові копії судового наказу» та «Отримання боржником копії судового наказу», «Інформація щодо неотримання боржником копії судового наказу», «Надіслання боржникові копії судового наказу повторно». Також бувають випадки коли в обліковій картці на цивільну справу (наказне провадження) (індекс 2-н) справа при заповненому полі «Судовий наказ скасовано» не заповнено поля щодо подання та розгляду заяви про скасування судового наказу.

По окремим категоріям розглянутих справ на клопотання, скаргу, заяву (індекс 1-кс) виявлено ухвали про дозвіл на обшук житла  чи  іншого  володіння  особи,  про  відмову  в  задоволенні клопотання  про  обшук житла чи іншого володіння особи, про дозвіл на  проведення  негласної  слідчої (розшукової) дії, про відмову в задоволенні    клопотання   про   проведення   негласної  слідчої(розшукової)  дії не переведені у стан «Оригінал», не засвідчені ЕЦП особи, яка підписала ухвалу та не направлені до ЄДРСР.

Результатом допущених порушень є помилки та перекручення показників при  складанні звітів.

За фактами виявлених недоліків під час проведення вивчень стану роботи судів з питань ведення судового діловодства та судової статистики надано практичну та методичну допомогу працівникам апарату судів, а саме: проведені навчання з наданням роз’яснень по проблемним моментам реєстрації, первинного обліку судових справ і матеріалів та результатів їх розгляду.

Актуальною залишається потреба збільшення штатних одиниць працівників канцелярії судів, на яких приходиться значний обсяг роботи по реєстрації, первинному обліку та звернення до виконання судових рішень. Не менш актуальним є запобігання плину кадрів працівників апарату суду.

З метою реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи, а саме, забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності територіальним управлінням постійно ведеться робота щодо надання роз’яснень та рекомендацій з питань, що виникають в поточній роботі судів області, надається практична допомога працівникам судів з питань ведення первинного обліку та складання звітів, проводяться заходи по забезпеченню своєчасності подання та достовірності звітності про роботу судів області.

Так, у 2016 році проведено 2 комплексні оперативні наради з керівниками апарату суду, у тому числі і з питань організації ведення діловодства та судової статистики в судах області.

Також спеціалістами територіального управління, протягом 2016 року, прочитано лекції з питань ведення діловодства та судової статистики за програмою  навчань працівників апарату суду у регіональному відділенні Національної школи суддів України.

Одним із етапів роботи є організація та проведення аналітичної роботи судами області та узагальнення цієї інформації територіальним управлінням. Спеціалістами управління вирішується питання щодо удосконалення в судах області аналітичної роботи. Аналітична робота в судах проводиться згідно плану роботи суду, доручень голови суду та завдань територіального управління.

Працівниками, відповідальними за ведення судової статистики територіального управління, проведено ряд узагальнень практики роботи судів області за 2015 рік та за перше півріччя 2016 року, а саме: «Аналіз щодо кількісного розподілу справ та матеріалів та якості їх розгляду суддями загальних судів Дніпропетровської області», «Узагальнення стану обліково-статистичної роботи територіального управління ДСА України в Дніпропетровській області», «Узагальнення стану  здійснення правосуддя місцевими загальними судами Дніпропетровської області». Всі узагальнення доведені до відома судів області.

Протягом 2016 року працівниками територіального управління на виконання завдань Державної судової адміністрації України узагальнено пропозиції місцевих загальних судів Дніпропетровської області та територіального управління про надання пропозицій та зауважень до проекту Інструкції з діловодства в адміністративних, господарських та загальних судах України та щодо удосконалення статистичної звітності, процедури збирання та оброблення статистичної інформації.

Працівниками, відповідальними за ведення судової статистики територіального управління, вчасно обробляються та надаються в межах своєї компетенції відповіді на запити громадян, організацій та установ з питань судової статистики та звітності місцевих загальних судів.

Територіальним управлінням організовано щоквартальну взаємозвірку відомостей щодо осіб у кримінальних провадженнях, судові рішення щодо яких набрали законної сили між місцевими загальними судами області та органами прокуратури.

Також організовано заходи щодо удосконалення організації взаємодії між загальними місцевими судами області та Головним управлінням національної поліції в Дніпропетровській області з питань розшуку осіб по кримінальним та цивільним справам, у яких прийнято рішення про зупинення судового розгляду в зв’язку з оголошенням розшуку обвинуваченого/підсудного (відповідача), осіб, засуджених до покарання у вигляді позбавлення волі, котрі ухиляються від відбування покарання після набрання вироком законної сили, а також боржників у справах за позовами про стягнення аліментів, відповідачів, котрі ухиляються від виплат по відшкодуванню шкоди завданої здоров’ю або смертю особи.

Згідно інформації, наданої судами, облікова робота в цілому ведеться відповідно до діючих нормативно-правових актів, які регулюють питання діловодства та судової статистики: Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173; Положення про автоматизовану систему  документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 із змінами; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої Наказом ДСА України від 18.03.2004 року № 32/04; Інструкції щодо заповнення форми картки  обліку сум шкоди, завданої злочином,  затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 року № 21; Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженої наказом ДСА України від 20.09.2012 року № 108; Інструкції  щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 року № 55 (у редакції наказів ДСА України від 02.07.2012 року № 73, від 24.04.2014 № 50), Інструкції щодо заповнення форми звітності № 1-1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ» затвердженої наказом ДСА України від 19.01.2015 № 8, Інструкції щодо заповнення і подання форми звітності № 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209¹, 306 КК України» затвердженої наказом ДСА України від 29.04.2009 року № 51 (у редакції наказу ДСА України від 24.04.2014   № 51), наказів ДСА України від 14 листопада 2012 року №153 «Про затвердження форм звітності про стан судимості та склад засуджених», від 21.12.2012 № 172 (у редакції наказу ДСА України від 04.12.2013 № 166) «Про затвердження форми звітності № 10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах», від 21.11.2012 № 158 (у редакції наказу ДСА України від 24.04.2014 № 52) «Про затвердження форм звітності щодо здійснення місцевими та апеляційними судами кримінального провадження» та ін.

Постійно виконується певний обсяг роботи з підвищення рівня обліково-статистичної роботи, діловодства та проведено низку заходів  щодо  її  вдосконалення.

Робота судів планується на півріччя. Плани затверджуються головами судів, підписуються керівниками апарату та доводяться до відома працівників. Планами роботи охоплено широкий спектр діяльності судів,  крім іншого, передбачено і заходи щодо здійснення роботи з ведення діловодства та статистики в судах. А саме: здійснення заходів із забезпечення складання та своєчасного подання до територіального управління ДСА України у Дніпропетровській області статистичної звітності; здійснення узагальнень практики розгляду справ за певними категоріями, огляду даних про стан здійснення судочинства; контролю за повнотою та якістю внесення первинних даних до автоматизованої системи документообігу суду; оприлюднення на офіційній веб-сторінці суду статистичної інформації; підвищення кваліфікації працівників апарату суду з питань ведення діловодства та судової статистики.

Плани роботи судів передбачають належне виконання, терміни виконання та осіб, відповідальних за виконання заходів, передбачених планом роботи суду. Контроль за станом виконання планів роботи судів здійснюється керівниками апарату судів відповідно до визначених повноважень.

Облік справ та матеріалів всіх категорій, підготовка статистичних звітів про результати розгляду справ в судах області здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду «Д-3». Доступ до електронної бази мають всі працівники апарату суду, але з різними правами доступу.

          Уся кореспонденція, що надходить до суду в електронному, паперовому вигляді або каналами факсимільного, телеграфного зв'язку, розділяється на процесуальні та не процесуальні документи, приймається та реєструється в автоматизованій системі документообігу суду у день її надходження.

            На кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ, в автоматизованій системі суду створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Як правило в місцевих загальних судах області реєстрацію вхідної кореспонденції проводить старший секретар суду, котрий після реєстрації роздруковує реєстр судових справ і матеріалів передає їх суддям під підпис.

Секретарі суду  ведуть первинний облік справ та матеріалів за відповідними категоріями справ. У судах з великим навантаженням, їм допомагають судові розпорядники.

Розподіл судових справ, після їх попередньої реєстрації в АСДС, здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, відповідно до законодавства України та Засад використання Автоматизованої системи документообігу суду, затверджених рішеннями зборів суддів. Повторний автоматичний розподіл справ з метою визначення судді-доповідача у визначених законодавством випадках. У більшості судів відповідальною особою за розподіл справ є керівник та (або) заступник керівника апарату суду.

Дії про рух та результати розгляду справи у обліково-статистичних катках як правило, заповнюються секретарями судового засідання. Секретарі судового засідання відповідальні і за дотриманню строків здачі розглянутих справ до канцелярії суду та ведення журналів розгляду судових справ та матеріалів суддею.

Помічники суддів відповідають за заповнення карток на особу та карток обліку сум шкоди.

            Проведення роботи з оформлення звернення судових рішень до виконання, зберігання судових справ та матеріалів, здійснення підготовки та передачі до архіву суду судових справ, провадження у яких закінчено, видача копій судових рішень, судових справ для ознайомлення учасникам судового процесу, направлення вихідної поштової кореспонденції суду, направлення судових справ до судів вищих інстанцій для перегляду як правило, здійснюється секретарями суду.

            Архіваріуси судів забезпечують зберігання справ та документів, які надійшли до архіву суду, видають копії судових рішень, судових справ для ознайомлення учасникам судового процесу, готують відповідні супровідні документи, а також здійснюють облік та зберігання речових доказів, відповідно до положень Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду та Інструкції з діловодства.

Електрона система документообігу суду значно спрощує пошук необхідної інформації. Так, будь-яку судову справу можливо знайти за мінімально відомою інформацією про неї (як то – адреса проживання сторони в цивільному спорі, адреса знаходження майна - предмету спору, дата судового засідання, т.ін.). Певну категорію справ можна виділити практично по будь-якому критерію (стаття обвинувачення, категорія цивільного спору, наявність фіксації судового процесу, справи, що розглядаються з порушенням процесуальних строків, даті надходження, та ін.).

Такі можливості пошуку значно спрощують ведення обліково-статистичної роботи суду, адже на пошук судової справи, виділення з масиву судових справ – справ необхідної категорії, їхнього сортування та вибірки потрібно мінімум часу.

Із запровадженням КП «Д-3» стало значно менше справ, зареєстрованих із порушенням термінів реєстрації, але у судах, особливо в тих, які працюють з великим навантаженням, виникають проблеми при наповненні бази, такі як: неповнота та несвоєчасність заповнення карток, у окремих випадках виявлено недостовірність внесених показників.

У більшості судів розробляються та вдосконалюються типові шаблони процесуальних документів (постанов, ухвал), що найчастіше використовуються у роботі автоматизованої системі документообігу суду.

Організація ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в судах забезпечується керівниками апарату суду відповідно до наказів голів судів.

У більшості місцевих загальних судів Дніпропетровської області не рідше разу на квартал керівником апарату суду проводиться перевірка роботи канцелярії суду щодо якості первинної реєстрації та обліку судових справ та матеріалів, роботи секретарів судового засідання та помічників суддів на предмет достовірності наповнення електронної бази справ у КП «Д-3», контролюється якість заповнення журналів розгляду судових справ та матеріалів, своєчасності оформлення та здачі справ до канцелярії суду після їх розгляду по суті. Здійснюється контроль своєчасності направлення судових рішень до ЄДРСР та проставляння ДНЗС. За результатами даних перевірок формуються довідки, які долучаються до планів роботи. Виявлені недоліки обговорюються на оперативних нарадах, де відповідальним працівникам надаються строки для усунення недоліків.

На загальних зборах державних службовців в судах обрано представників до складу дисциплінарної комісії з розгляду дисциплінарних справ, відповідно до вимог Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 року за № 889 – VIII. Комісіями проведено ряд службових розслідувань відносно працівників апарату суду з метою встановлення винних у порушенні діючих нормативно-правових актів, які регулюють питання діловодства та судової статистики.

В судах області протягом 2016 року постійно вживалися додаткові заходи щодо підвищення кваліфікації працівників суду, які  займаються первинним обліком та звітністю, керівниками апаратів суду посилено контроль за веденням обліково-статистичної роботи. Насамперед за веденням первинної реєстрації та обліком судових справ і матеріалів, які надійшли до суду.  Так, крім вивчення Інструкцій щодо заповнення форм звітності, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, приділяли увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення знання  яких суттєво впливає на якість підготовки звітів та стан обліково-статистичної роботи в цілому.

З метою підвищення кваліфікації працівники апаратів судів та територіального управління які працюють з комп’ютерними програмами, створеними Державним підприємством «Інформаційні судові системи» проходять навчання запропоновані учбовим центром ДП ІСС.

В судах проводяться як планові, так і позапланові наради, семінари та навчання, на котрих обговорюються та вивчаються інструкції та методичні рекомендації з питань ведення судового діловодства і судової статистики, норми діючого законодавства та зміни до них, на яких працівники апарату суду мають можливість задати питання колегам та поділитися досвідом,  що сприяє підвищенню кваліфікації та професійному росту працівників апарату суду.

На підставі викладеного вважаємо за необхідне.

Спеціалістам територіального управління, відповідальним за організацію діяльності судів та ведення судової статистики:

1.                  Вживати заходів щодо підвищення кваліфікації як спеціалістів з судової статистики територіального управління, так і працівників апарату  судів,  які  займаються  первинним  обліком  і  звітністю. У тому числі, шляхом самоосвіти.

2.                  Вживати заходів щодо методичного забезпечення діяльності судів, надання практичної допомоги з питань організації облікової роботи, первинного обліку судових справ та матеріалів, які надійшли до суду, та інших питань, що стосуються судової статистики.

3.                  Посилити контроль за веденням облікової роботи в загальних місцевих судах, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду.

4.                  Після кожного звітного періоду аналізувати стан облікової роботи в місцевих загальних судах та територіальному управлінні.

5.                  Це узагальнення надіслати місцевим загальним судам Дніпропетровської області для обговорення та внесення пропозицій, щодо поліпшення організації діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи.

Рекомендувати керівникам апарату місцевих загальних судів вживати, як заходів дисциплінарного впливу до працівників, на яких покладено обов’язки по первинному обліку справ і матеріалів та складанню звітності в судах, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної  роботи, так і заходів заохочення до працівників, котрі сумлінно виконують свої обов’язки.