Узагальнення обліко-статистичної роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за 2015 рік

                                                      УЗАГАЛЬНЕННЯ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ

ТЕРИТОРІАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СУДОВОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ УКРАЇНИ В ДНІПРОПЕТРОВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

ЗА 2015 РІК

Територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань облікової роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу місцевих загальних судів з розгляду судових справ.

З метою усунення недоліків в організації облікової роботи і, зокрема, причин та умов їх виникнення територіальним управлінням проведено ряд заходів з підвищення та вдосконалення рівня облікової роботи та діловодства в загальних місцевих судах області.

На виконання Плану перевірок діяльності місцевих загальних судів області протягом 2015 року спеціалістами територіального управління здійснено перевірки стану організації ведення діловодства та судової статистики у 12 загальних місцевих судах області.

Так, проведено вивчення та надано організаційну допомогу Красногвардійському та Бабушкінському районним судам м. Дніпропетровська, Дніпровському районному суду м. Дніпродзержинська, Центрально-Міському районному суду м. Кривого рогу, Орджонікідзевському та Жовтоводському міським судам, Васильківському, Петропавлівському, Верхньодніпровському, Томаківському та Софіївському районним судам Дніпропетровської області.

Контрольне вивчення було проведено у Самарському районному суді м. Дніпропетровська.

За результатами проведених перевірок роботи судів спеціалістами територіального управління складено довідки, які надіслано до відома голови та керівника апарату суду, проведено оперативні наради в судах та територіальному управлінні. Про проведені заходи з усунення виявлених під час вивчення роботи судів недоліків, суди звітують до територіального управління.

Під час вивчення роботи, в судах виявлено ряд проблем з ведення первинного обліку судових справ та матеріалів, у тому числі при використанні програмних засобів КП «Д-3».

Багато проблем при заповненні облікових карток виникає у зв’язку з тим, що не всі судді використовують автоматизовані шаблони, які переносять дані з процесуального документу у облікові картки та реєстраційні журнали. Крім того, у окремих судах шаблони не відповідають вимогам програми щодо коректного перенесення даних, оскільки невірно виконано прив’язки полів шаблона до облікових карток.

Результатом допущених порушень є помилки та перекручення показників при  складанні звітів.

Актуальною залишається потреба збільшення штатних одиниць працівників канцелярії судів, на яких приходиться значний обсяг роботи по реєстрації, первинному обліку та звернення до виконання судових рішень. Не менш актуальним є запобігання плину кадрів працівників апарату суду.

За фактами виявлених недоліків під час проведення вивчень стану роботи судів з питань ведення судового діловодства та судової статистики надано практичну та методичну допомогу працівникам апарату судів, а саме: проведені навчання з наданням роз’яснень по проблемним моментам реєстрації, первинного обліку судових справ і матеріалів та результатів їх розгляду.

З метою реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи, а саме, забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності територіальним управлінням постійно ведеться робота щодо надання роз’яснень та рекомендацій з питань, що виникають в поточній роботі судів області, надається практична допомога працівникам судів з питань ведення первинного обліку та складання звітів, проводяться заходи по забезпеченню своєчасності подання та достовірності звітності про роботу судів області.

Так, у 2015 році проведено 3 комплексні оперативні наради з керівниками апарату суду, у тому числі і з питань організації ведення діловодства та судової статистики в судах області.

Також спеціалістами територіального управління, протягом 2015 року, прочитано ряд лекцій загальною кількістю 16 академічних години з питань ведення діловодства та судової статистики за програмою  навчань працівників апарату суду у регіональному відділенні Національної школи суддів України.

Одним із етапів роботи є організація та проведення аналітичної роботи судами області та узагальнення цієї інформації територіальним управлінням. Спеціалістами управління вирішується питання щодо удосконалення в судах області аналітичної роботи. Аналітична робота в судах проводиться згідно плану роботи суду, доручень голови суду та завдань територіального управління.

Працівниками, відповідальними за ведення судової статистики територіального управління, проведено ряд узагальнень практики роботи судів області за 2014 рік та за перше півріччя 2015 року, а саме: «Аналіз щодо кількісного розподілу справ та матеріалів та якості їх розгляду суддями загальних судів Дніпропетровської області», «Узагальнення стану обліково-статистичної роботи територіального управління ДСА України в Дніпропетровській області», «Узагальнення стану  здійснення правосуддя місцевими загальними судами Дніпропетровської області». Всі узагальнення доведені до відома судів області.

Працівниками, відповідальними за ведення судової статистики територіального управління, вчасно обробляються та надаються в межах своєї компетенції відповіді на запити громадян, організацій та установ з питань судової статистики та звітності місцевих загальних судів.

Територіальним управлінням організовано щоквартальну взаємозвірку відомостей щодо осіб у кримінальних провадженнях, судові рішення щодо яких набрали законної сили між місцевими загальними судами області та органами прокуратури.

Також організовано заходи щодо удосконалення організації взаємодії між загальними місцевими судами області та Головним управлінням національної поліції в Дніпропетровській області з питань розшуку осіб по кримінальним та цивільним справам, у яких прийнято рішення про зупинення судового розгляду в зв’язку з оголошенням розшуку обвинуваченого/підсудного (відповідача), осіб, засуджених до покарання у вигляді позбавлення волі, котрі ухиляються від відбування покарання після набрання вироком законної сили, а також боржників у справах за позовами про стягнення аліментів, відповідачів, котрі ухиляються від виплат по відшкодуванню шкоди завданої здоров’ю або смертю особи.

Згідно з інформацією, наданою судами, облікова робота в цілому ведеться відповідно до діючих нормативно-правових актів, які регулюють питання діловодства та судової статистики. Постійно виконується певний обсяг роботи з підвищення рівня обліково-статистичної роботи, діловодства та проведено низку заходів  щодо  її  вдосконалення.

Робота судів планується на півріччя. Плани затверджуються головами судів, підписуються керівниками апарату та доводяться до відома працівників. Планами роботи охоплено широкий спектр діяльності судів,  крім іншого, передбачено і заходи щодо здійснення роботи з ведення діловодства та статистики в судах.

В судах області протягом 2015 року постійно вживалися додаткові заходи щодо підвищення кваліфікації працівників суду, які  займаються первинним обліком та звітністю, керівниками апаратів суду посилено контроль за веденням обліково-статистичної роботи. Насамперед за веденням первинної реєстрації та обліком судових справ і матеріалів, які надійшли до суду.  Так, крім вивчення Інструкцій щодо заповнення форм звітності, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, приділяли увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення знання  яких суттєво впливає на якість підготовки звітів та стан обліково-статистичної роботи в цілому.

У більшості місцевих загальних судів Дніпропетровської області не рідше разу на квартал керівником апарату суду проводиться перевірка роботи канцелярії суду щодо якості первинної реєстрації та обліку судових справ та матеріалів, роботи секретарів судового засідання та помічників суддів на предмет достовірності наповнення електронної бази справ у КП «Д-3», контролюється якість заповнення журналів розгляду судових справ та матеріалів, своєчасності оформлення та здачі справ до канцелярії суду після їх розгляду по суті.

В судах проводяться як планові, так і позапланові наради, семінари та навчання, на котрих обговорюються та вивчаються інструкції та методичні рекомендації з питань ведення судового діловодства і судової статистики, норми діючого законодавства та зміни до них, на яких працівники апарату суду мають можливість задати питання колегам та поділитися досвідом,  що сприяє підвищенню кваліфікації та професійному росту працівників апарату суду.

Облік справ та матеріалів всіх категорій, підготовка статистичних звітів про результати розгляду справ в судах області здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду «Д-3». Доступ до електронної бази мають всі працівники апарату суду, але з різними правами доступу.

Електрона система документообігу суду значно спрощує пошук необхідної інформації. Так, будь-яку судову справу можливо знайти за мінімально відомою інформацією про неї (як то – адреса проживання сторони в цивільному спорі, адреса знаходження майна - предмету спору, дата судового засідання, т.ін.). Певну категорію справ можна виділити практично по будь-якому критерію (стаття обвинувачення, категорія цивільного спору, наявність фіксації судового процесу, справи, що розглядаються з порушенням процесуальних строків, даті надходження, та ін.).

Такі можливості пошуку значно спрощують ведення обліково-статистичної роботи суду, адже на пошук судової справи, виділення з масиву судових справ – справ необхідної категорії, їхнього сортування та вибірки потрібно мінімум часу.

Із запровадженням КП «Д-3» стало значно менше справ, зареєстрованих із порушенням термінів реєстрації, але у судах, особливо в тих, які працюють з великим навантаженням, виникають проблеми при наповненні бази, такі як: неповнота та несвоєчасність заповнення карток, у окремих випадках виявлено недостовірність внесених показників. Облікові картки та реєстраційні журнали в судах області ведуться переважно у електронному вигляді.

Керівниками апарату судів проводиться постійний моніторинг повноти та правильності заповнення облікових карток в автоматизованій системі документообігу суду. За результатами таких перевірок формуються довідки, які обговорюються на оперативних нарадах.

На підставі викладеного вважаємо за необхідне.

Спеціалістам територіального управління, відповідальним за організацію діяльності судів та ведення судової статистики:

1.                 Вживати заходів щодо підвищення кваліфікації як спеціалістів з судової статистики територіального управління, так і працівників апарату  судів,  які  займаються  первинним  обліком  і  звітністю. У тому числі, шляхом самоосвіти.

2.                 Вживати заходів щодо методичного забезпечення діяльності судів, надання практичної допомоги з питань організації облікової роботи, первинного обліку судових справ та матеріалів, які надійшли до суду, та інших питань, що стосуються судової статистики.

3.                 Посилити контроль за веденням облікової роботи в загальних місцевих судах, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду.

4.                 Після кожного звітного періоду аналізувати стан облікової роботи в місцевих загальних судах та територіальному управлінні.

5.                 Це узагальнення надіслати місцевим загальним судам Дніпропетровської області для обговорення та внесення пропозицій, щодо поліпшення організації діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи.

Рекомендувати керівникам апарату місцевих загальних судів вживати, як заходів дисциплінарного впливу до працівників, на яких покладено обов’язки по первинному обліку справ і матеріалів та складанню звітності в судах, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної  роботи, так і заходів заохочення до працівників, котрі сумлінно виконують свої обов’язки.